Niech Twój pracownik zrobi brrrr – o kosztach w uldze B+R słów kilka

Kategoria

Uważasz ten artykuł za przydatny?
Udostępnij go znajomym:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on pocket
Ulga badawczo-rozwojowa to skuteczne narzędzie, za pomocą którego możliwe jest obniżenie podatku dochodowego. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą może od ustalonej podstawy opodatkowania odjąć pewne koszty, które już raz zostały uwzględnione przy obliczaniu dochodu.

Dzięki uldze badawczo-rozwojowej podatnik może dwukrotnie odliczyć niektóre z ponoszonych kosztów prowadzenia działalności, a tym samym zmniejszyć podstawę opodatkowania, na podstawie której obliczany jest podatek dochodowy. Na tym kończy się łatwość ulgi, a zaczynają ograniczenia i wymogi, które ustawodawca postawił na drodze podatnika chcącego z niej skorzystać. I tak, by w ogóle myśleć o uldze, podatnik musi zastanowić się, czy prowadzi działalność badawczo-rozwojową. Co to takiego? Wyjątkowo zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i od osób prawnych, zawiera definicję takiej działalności. Wynika z niej, że działalność badawczo-rozwojowa to:

„działalność twórcza, obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny. w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.

Jak można zauważyć, nie jest to najbardziej precyzyjna definicja, jaką możemy spotkać w przepisach podatkowych. Pozwala jednak na dokonanie wstępnej oceny naszej działalności i jej potencjału w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej. W dużym skrócie – jeśli przedsiębiorca sam opracowuje nowy produkt, usługę, technologię lub rozwiązania, które wykorzystane zostaną w jego przedsiębiorstwie, a działania w tym kierunku podejmowane są według wcześniej ustalonego schematu, to istnieje szansa, że takie czynności zostaną uznane za działalność badawczo-rozwojową. Ale czy samo prowadzenie takiej działalności wystarczy? Otóż nie.

Postaw na pracownika

Obok wymogu prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej, każdy przedsiębiorca chcący skorzystać z ulgi B+R musi przeanalizować ponoszone koszty. Rozliczenie ulgi nie jest możliwe, jeśli podatnik nie poniósł tzw. kosztów kwalifikowanych – to właśnie one mogą być dwukrotnie ujęte przy obliczaniu podstawy opodatkowania. Ich katalog znajduje się w obu ustawach o podatku dochodowym i – niestety – przez swoje zamknięcie nie pozwala na dowolne ich uwzględnianie. Wśród wskazanych przez ustawodawcę kosztów kwalifikowanych znajdują się m.in. wydatki na materiały i surowce, czy też na odpisy amortyzacyjne dokonywane od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na wyróżnienie zasługują jednak wydatki związane z wynagrodzeniami, które w większości przypadków mają największy potencjał do rozliczenia ulgi.

Zanim dokonane zostaną rozliczenia, przedsiębiorca musi pamiętać, że w ramach ulgi nie mogą być uwzględnione pensje każdego pracownika. Ustawodawca wyraźnie podkreśla, że jeśli podatnik chce uznać jakiś koszt za kwalifikowany, to taki wydatek musi być bezpośrednio związany z wykonywaniem prac badawczo-rozwojowych. Tutaj wracamy do punktu wyjścia – konieczne jest przeanalizowanie zakresu obowiązków pracowników i wybranie spośród nich tych osób, które faktycznie biorą udział w tego typu pracach. Jeśli więc jeden z pracowników opracuje recepturę nowego produktu, a drugi przeprowadzi badania nad jego składem oraz bezpieczeństwem, to jak najbardziej możemy uznać, że są to pracownicy realizujący działalność badawczo-rozwojową. Natomiast księgowa, która dokonuje rozliczenia całego projektu, związanego z wprowadzeniem do oferty produktu, albo operator maszyny, która wyprodukuje nalepki na opakowanie, w którym wyrób będzie sprzedawany, nie prowadzą bezpośrednich prac nad stworzeniem nowego produktu, a tym samym ich wynagrodzenia nie mogą być uwzględnione w rozliczeniu ulgi B+R. 

Co ciekawe, wśród orzeczeń, które dotyczą wynagrodzeń pracowników, w kontekście możliwości skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej znaleźć można wyrok uznający za koszt kwalifikowany np. wynagrodzenie kierowników projektu. Sąd administracyjny podkreślił w nim, że twórczy charakter podejmowanych działań można przypisać także pracy osób nadzorujących i kierujących pracownikami, bezpośrednio wykonującymi prace badawczo-rozwojowe. Wymogiem jest tu, by tacy kierownicy nie tylko sprawowali nadzór, ale także doradzali swoim współpracownikom przy wykorzystaniu posiadanej wiedzy technicznej i zdobytego doświadczenia.

Jaki pracownik, taka oszczędność

Opierając się zarówno na treści interpretacji indywidualnych, jak i orzeczeń sądów, wskazać należy, że są branże o szczególnym potencjale badawczo-rozwojowym – i to nie tylko ze względu na charakter wykonywanych prac, ale również zakres obowiązków pracowników. Bardzo duże szanse na uznanie za koszty kwalifikowane mają wynagrodzenia projektantów oraz konstruktorów różnego rodzaju maszyn i urządzeń, np. stanowisk zrobotyzowanych. Jeśli przedsiębiorca dysponuje zapleczem laboratoryjnym, w którym opracowywane są nowe receptury, materiały, produkty, to osoby zaangażowane w ten proces również z powodzeniem mogą być uznane za realizujące prace badawczo-rozwojowe. Ale nie tylko laboratoria i duże przedsiębiorstwa mogą w tym zakresie korzystać z ulgi. Opracowywanie receptur nowych produktów kosmetycznych, zaprojektowanie nowego procesu technologicznego, dostosowanego do produkcji wcześniej niewykorzystywanego materiału, czy też wdrażanie prototypu nowego rodzaju grzejnika – to wszystko wymaga zaangażowania pracowników, których wynagrodzenia mogą być uznane za koszty kwalifikowane. Przykłady można mnożyć, bo nieważne jest to, czy przedsiębiorca zajmuje się produkcją domofonów, czy też przygotowywaniem platformy edukacyjnej – im więcej w danym przedsiębiorstwie realizowanych jest etapów związanych z działalnością badawczo-rozwojową, tym większy potencjał dla kosztów kwalifikowanych. 

Przy uwzględnianiu wynagrodzeń jako kosztów kwalifikowanych, należy pamiętać o jeszcze jednym, dość istotnym aspekcie. Jeśli pracownik zajmuje się wyłącznie opracowywaniem nowatorskich produktów czy rozwiązań, problemu nie będzie. Ale gdy w międzyczasie zaangażowany jest również w inne czynności, jak np. obsługa klienta, czy realizacja stałej produkcji, pojawia się konieczność obliczenia proporcji czasu jego pracy. Przepisy są jasne: jeśli chcesz uwzględnić w kosztach kwalifikowanych wynagrodzenia pracowników, to tylko w takiej części, w jakiej wykonują oni prace badawczo-rozwojowe. Dlatego też tak ważne jest odpowiednie przygotowanie do rozliczenia ulgi. Każdy pracownik, który naszym zdaniem wykonuje zadania o charakterze badawczo-rozwojowym, powinien prowadzić ewidencję czasu pracy. Nie musi to być skomplikowany formularz – wystarczy, że np. w Excelu wyszczególnionych zostanie kilka rubryk, w których każdego dnia zatrudnione osoby określą zakres wykonywanych obowiązków, ogólny czas pracy oraz czas, w którym realizowały prace o stricte badawczo-rozwojowym charakterze. Im więcej danych przedsiębiorca zbierze na potwierdzenie tych informacji, jak np. listy obecności, raporty z wykonywania poszczególnych projektów, itp., tym lepiej. Warto pamiętać, że taka dokumentacja przyda nam się nie tylko przy rozliczaniu ulgi – do określenia odpowiedniej proporcji, a tym samym do obliczenia wysokości kosztów kwalifikowanych – ale również na wypadek czynności sprawdzających czy kontroli ze strony urzędu skarbowego.

Umowa ma znaczenie

Zanim jednak przystąpimy do rozliczania ulgi, konieczne jest dopilnowanie bardzo ważnego szczegółu, który – niestety – często umyka przedsiębiorcom. Oprócz tego, że pracownik musi realizować prace badawczo-rozwojowe, powinien jeszcze być odpowiednio zatrudniony. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nic nie stoi na przeszkodzie, do skorzystania z ulgi. Podobnie będzie w przypadku umów cywilnoprawnych – z tym, że diabeł tkwi w szczegółach. Pod płaszczykiem umowy zlecenie nie jest możliwe ukrycie podwykonawcy, bo w ustawach podatkowych wyraźnie wskazano, że tylko wynagrodzenia osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, bez własnej działalności gospodarczej, mogą być rozpatrywane jako koszty kwalifikowane. Przedsiębiorcy bardzo często korzystają z usług innych podmiotów w ramach kontraktów B2B, jednak w przypadku ulgi badawczo-rozwojowej skutecznie zmniejsza to możliwość obniżenia podatku, czasem nawet całkowicie to uniemożliwiając. 

Cele ulgi B+R są jasne – przedsiębiorcy powinni projektować nowe produkty lub technologie, tworzyć je i wdrażać, dzięki czemu podniesiona zostanie konkurencyjność nie tylko konkretnego podmiotu, ale i polskiej gospodarki. Jeśli więc to Wy lub Wasi pracownicy jesteście autorami danych rozwiązań oraz poszczególnych etapów realizowanego projektu, zwiększycie swoje szanse na zakończone sukcesem rozliczenie ulgi badawczo-rozwojowej, zostawiając w swojej kieszeni środki na dalsze inwestycje.

Patrycja Reksulak
Specjalista ds. ulgi B+R

Uważasz ten artykuł za przydatny?
Udostępnij go znajomym:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on pocket

Potrzebujesz doradcy podatkowego?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Głodny wiedzy?

Zobacz co przygotowali Nasi Eksperci

Bądź na bieżąco z praktyczną wiedzą prawno-podatkową.

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj lekkostrawne materiały o tym jak w bezpieczny sposób płacić mniejsze podatki.

Bądź na bieżąco z praktyczną wiedzą prawno-podatkową.

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj lekkostrawne materiały o tym jak w bezpieczny sposób płacić mniejsze podatki.

Bądź na bieżąco z praktyczną wiedzą prawno-podatkową.

Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj lekkostrawne materiały o tym jak w bezpieczny sposób płacić mniejsze podatki.

Głodny wiedzy? Zobacz, co przygotowali nasi eksperci